TỔ CHỨC Hội thảo

Bạn muốn tổ chức hội thảo, cho công ty của mình? Bạn muốn tìm hiểu về quy trình và timeline tổ chức hội thảo mẫu và có nhu cầu tìm một đơn vị tổ chức hội thảo trọn gói uy tín? XUDOS có thể giúp bạn những việc này. Cùng tìm hiểu thông tin dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo dưới đây nhé!

Tổ chức hội thảo là gì?

Hội thảo là cuộc gặp mặt, họp mặt của nhóm người có cùng mối quan tâm tại một địa điểm và thời gian đã định trước nhằm thảo luận về nội dung đang quan tâm đó. Các buổi hội thảo này sẽ làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề một cách khoa học.

Tổ chức hội thảo là buổi thảo luận về một số vấn đề, là cuộc đối thoại chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, kiến nghị, tranh luận về vấn đề thực tiễn được đặt. Buổi hội thảo không những giúp nâng cao hình ảnh của thương hiệu mà còn có thể tạo được lòng tin cho khách hàng. Bên cạnh đó, những cuộc hội thảo sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ và giải quyết được các vấn đề còn đang tồn đọng.

Ý nghĩa của việc tổ chức chương trình hội thảo

• Xây dựng thương hiệu: Tổ chức buổi hội thảo cũng như nhiều doanh nghiệp xem như 1 hoạt động marketing nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu, nâng cao sự uy tín. Các sự kiện hội thảo sẽ được trang trí background và tổ chức theo phong cách phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp, từ đó, đưa hình ảnh công ty đến gần khách hàng hơn.
• Tạo lòng tin: Nếu buổi hội thảo được tổ chức với mục đích chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức sẽ thu hút sự chú ý, quan tâm của nhiều người. Đặc biệt, khi sự kiện diễn ra thành công, doanh nghiệp sẽ gây được ấn tượng tốt với khách hàng, từ đó tạo dựng lòng tin mạnh hơn đối với thương hiệu.
• Quảng bá sản phẩm, dịch vụ: Qua các chương trình hội thảo, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty. Những video giới thiệu doanh nghiệp hay những thước phim trình chiếu nhiều lần về sản phẩm, dịch vụ khi đón khách mời tham dự cũng vô tình khiến người xem ghi nhớ.
• Giải quyết các vấn đề tồn đọng: Hội thảo tổ chức nội bộ công ty thường là các buổi dành để giải quyết các vấn đề chuyên biệt, chuyên môn. Trong các buổi này, chủ đề quan tâm sẽ xoay quanh đến các vấn đề thực tiễn gặp phải của doanh nghiệp. Người diễn giả cũng như người tham gia sẽ đưa ra và thảo luận về vấn đề nhằm giải quyết những cái khó khăn, khuất mắt còn tồn đọng.

Các hình thức tổ chức chương trình hội thảo phổ biến

Bạn đã biết về những hình thức tổ chức hội thảo phổ biến hiện nay chưa? Nếu chưa, hãy cùng tham khảo các hình thức dưới đây nhé!

Hội thảo bảo hiểm nhân thọ

Hội thảo bảo hiểm nhân thọ hay còn được gọi là hội nghị khách hàng bảo hiểm nhân thọ. Đây thường là sự kiện do các doanh nghiệp bảo hiểm tổ chức. Buổi hội thảo được xem như là kênh để doanh nghiệp bảo hiểm quảng bá sản phẩm của mình đến với các khách hàng tiềm năng. Đặc biệt là các sản phẩm hoặc các ưu đãi mới trong chương trình bảo hiểm của công ty. Mục đích là thu hút khách hàng mua gói bảo hiểm.

Tổ chức hội thảo online

Tổ chức hội thảo online (hay còn gọi là trực tuyến hoặc webinar) là những cuộc họp, hội thảo trực tuyến của diễn giải và những khách mời tham gia vốn có sự hạn chế về mặt địa lý hoặc do bối cảnh xung quanh tác động. Hội thảo trực tuyến giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí và thời gian tổ chức sự kiện. Hình thức này yêu cầu người tham dự phải có kết nối Internet để tham gia tương tác và chia sẻ dữ liệu trực tuyến với nhau.

Hội thảo khoa học

Hội thảo khoa học là hình thức hội thảo nhằm công bố hoặc thảo luận về các vấn đề, kết quả nghiên cứu khoa học. Chính vì lý do đó, hội thảo khoa học sẽ không mang lại quá nhiều ý nghĩa về quảng bá doanh nghiệp.

Hội thảo tập huấn

Hội thảo tập huấn thường có quy mô lớn hơn workshop. Hình thức hội thảo này sẽ được công ty tổ chức cho nhân viên của mình nhằm nâng cao kiến thức, kinh nghiệm.

Hội thảo chuyên đề – chuyên môn

Hội thảo chuyên đề – chuyên môn sẽ là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất. Vấn đề này sẽ liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh.

Hội thảo du học

Đây là hội thảo giải đáp các thắc mắc và băn khoăn của người tham dự về vấn đề du học như chương trình học, học bổng du học hay cuộc sống tại nước ngoài. Thông thường, những hội thảo du học sẽ có mục đích tìm kiếm khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học.

Ngoài ra còn rất nhiều các hình thức hội thảo khác nhau, tùy vào thời điểm và vấn đề thực tế diễn ra của từng doanh nghiệp và cơ quan đoàn thể.

Quy trình tổ chức hội thảo qua 5 bước chi tiết

Để tổ chức một buổi hội thảo tốt, chúng ta cần phải trải qua rất nhiều bước. Dưới đây là quy trình tổ chức hội thảo bạn có thể tham khảo qua.

Bước 1: Xác định chủ đề của sự kiện hội thảo

Đầu tiên, bạn cần xác định chủ đề của buổi hội thảo là gì. Việc xác định được đúng chủ đề sẽ giúp ích cho bạn khi xây dựng cũng như lên kế hoạch cho buổi hội thảo một cách chỉn chu hơn.

Bước 2: Lên kế hoạch chương trình hội thảo

Tiếp theo, bạn cần lên kế hoạch cùng kịch bản cụ thể cho chương trình của buổi hội thảo. Một kế hoạch chương trình hội thảo sẽ bao gồm những công việc sau:

• Mục tiêu mà hội thảo cần đạt được
• Xác định nội dung, kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết
• Thời gian và địa điểm tổ chức
• Kinh phí cần chuẩn bị để tổ chức
• Xác định đơn vị sẽ tổ chức hội thảo, hội nghị
• Xây dựng danh sách khách mời
• Xây dựng chương trình hội thảo

Bước 3: Tiến hành các công việc chuẩn bị cho hội thảo

Để chuẩn bị cho hội thảo, đầu tiên bạn cần chuẩn bị về không gian và các dịch vụ sẽ đi kèm trong buổi hội thảo. Bên cạnh đó, việc in ấn tài liệu, gửi thư cho khách mời cũng cần được hoàn thành trước khi buổi hội thảo diễn ra.

Bước 4: Tiến hành chương trình hội thảo

Khi hội thảo được diễn ra, bạn phải chú ý trong công tác đón tiếp khách mời, người tới tham dự hội thảo. Ngoài ra, bạn cũng cần quản lý, điều phối các bộ phận tổ chức để đảm bảo buổi hội thảo được diễn ra theo đúng như kịch bản đã dự định.

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

Khi kết thúc buổi hội thảo, bạn nên tổ chức tặng quà lưu niệm cho khách mời, người tới tham dự. Điều này sẽ giúp cho khách hàng có ấn tượng, thiện cảm tốt với doanh nghiệp hơn. Ngoài ra, bạn cũng nên ghi lại biên bản của buổi hội thảo để rút ra được kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.

TOP 5 địa điểm tổ chức hội thảo lý tưởng

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, sẽ phụ thuộc vào quy mô tổ chức của bạn là lớn hay nhỏ. Hơn nữa, chi phí đầu tư cho sự kiện của bạn là bao nhiêu? Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hãy cùng tham khảo về 05 địa điểm tổ chức hội thảo tại Hà Nội phù hợp với nhiều quy mô và tính chất sự kiện khác nhau dưới đây:

• Tràng An Palace: Phù hợp cho những buổi dạ tiệc tối, cuộc gặp gỡ tất niên hay những sự kiện văn hóa, giải trí đặc biệt.
• Trung tâm hội nghị Quốc gia: Gồm hệ thống phòng họp, sảnh tòa nhà, khuôn viên sân vườn… phù hợp hầu hết với mọi nhu cầu tổ chức, loại hình sự kiện trong nhà và ngoài trời mang tầm cỡ quốc tế.
• Meliá Hanoi: có chi phí đắt đỏ nhất nhưng về chất lượng thì chắc chắn sẽ không khiến bạn thất vọng. Đến với Meliá Hanoi, Mặc dù có chi phí đắt đỏ nhưng đây là nơi đáp ứng tốt nhất nếu bạn muốn tổ chức một buổi hội thảo đẳng cấp, sang trọng.
• Glory Resort: Địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng, đẳng cấp hàng đầu. Nơi này có đầy đủ hệ thống phòng hội nghị, hội thảo, phòng chức năng hiện đại, chất lượng cao và dịch vụ chăm sóc sức khỏe rất chuyên nghiệp.
• Asean Resort: Nếu bạn muốn buổi hội nghị hội thảo được tổ chức một cách độc đáo, có dấu ấn riêng thì hãy cân nhắc đến cái tên Asean Resort. Đây là lựa chọn hoàn hảo khi tổ chức hội nghị hội thảo kết hợp với du lịch nghỉ dưỡng

Lưu ý khi tổ chức hội nghị hội thảo cần biết

Tổ chức một buổi hội thảo thành công, đạt được kết quả tốt cần rất nhiều yếu tố. Vì vậy, hãy tham khảo những kinh nghiệm tổ chức hội thảo dưới đây để sở hữu cho mình những kiến thức bổ ích nhé.

Lên chủ đề, mục tiêu chương trình hội thảo

Việc lên chủ đề, mục tiêu chương trình hội thảo là một trong những công tác quan trọng. Chính vì vậy, để thực hiện tốt công việc này, bạn nên lưu ý xây dựng chủ đề ngắn gọn nhưng vẫn phải chứa đựng đủ hàm ý của buổi thảo.

Lựa chọn khách mời phù hợp

Những chuyên gia, khách mời trong buổi hội thảo chính là những yếu tố góp phần làm nên sự uy tín, thành công của sự kiện. Do đó, bạn nên lựa chọn khách mời phù hợp, nổi tiếng trong ngành, nghề hoặc lĩnh vực mà nội dung buổi hội thảo hướng đến.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hợp lý

Không gian, địa điểm tổ chức buổi hội thảo phải phù hợp với quy mô của hội thảo. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý đến những tiện ích đi kèm với phòng tổ chức như: Sân khấu, ánh sáng, màn chiếu, thiết bị âm thanh…

Lên chương trình truyền thông sự kiện

Hoạt động truyền thông là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của buổi hội thảo. Tuy nhiên, thời gian truyền thông không nên quá sớm cũng không nên quá muộn. Thời gian phù hợp nhất để truyền thông cho sự kiện là khoảng từ 1 – 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra.

List danh sách người tham dự buổi hội thảo

Mục đích chính mà buổi hội thảo hướng đến đó chính là xây dựng và tìm kiếm các mối quan hệ với khách hàng. Do đó, bạn có thể sử dụng các hình thức như điền form, khảo sát… để việc lấy thông tin được hiệu quả hơn.

Chuẩn bị timeline chi tiết cho chương trình sự kiện hội thảo

Một việc không kém phần quan trọng trong công tác tổ chức hội nghị hội thảo đó chính là lên timeline cho chương trình.

Ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo ấn tượng

Sự kiện hội thảo thường kéo dài từ 1 đến 2 ngày. Do đó, doanh nghiệp có thể kết hợp tiệc liên hoan, tiệc nhẹ với tổ chức hội thảo. Mặc dù không phải là ý tưởng mới nhưng việc tổ chức buổi hội thảo kết hợp với các bữa tiệc nhẹ sẽ giúp người tham gia cảm thấy hài lòng, mang đến trải nghiệm tốt hơn khi đến dự sự kiện. Tùy theo tính chất buổi hội thảo mà bạn có thể sắp xếp thời gian dùng tiệc là giữa chương trình hoặc sau khi kết thúc.

Gợi ý tiếp theo chính là tổ chức kết hợp với mini game, tiết mục văn nghệ. Thông thường các buổi hội thảo thường diễn ra khô khan, cứng nhắc. Do đó, bạn có thể thử tổ chức hội thảo kết hợp với các tiết mục văn nghệ để tạo sự lôi cuốn, hấp dẫn hoặc tổ chức các trò chơi nhằm tăng sự thú vị hơn.

Công ty cổ phần XUDOS là đơn vị uy tín trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện, hội thảo. Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi tự hào mang đến cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời và hài lòng nhất. Đến với XUDOS, bạn sẽ được:

• Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên môn cao tư vấn chi tiết, miễn phí
• Hỗ trợ xây dựng toàn bộ kế hoạch một cách chi tiết
• Cung cấp cho khách hàng những địa điểm tổ chức, sự kiện hội thảo chất lượng
• Đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng
• Đội ngũ Media chuyên nghiệp, Hệ thống trang thiết bị tiên tiến, hiện đại
• Giúp khách hàng lựa chọn những tiết mục biểu diễn văn nghệ theo yêu cầu
• Giải quyết các vấn đề phát sinh khi tổ chức sự kiện, hội thảo.

XUDOS – TRAO GIÁ TRỊ NHẬN NIỀM TIN

Media | Event & TeamBuilding | Camp | Huấn luyện, trải nghiệm

Contact: 0856.733.688

Add: 123 – Xuân Khanh – Sơn Tây – Hà Nội

VPĐD: Toà D2 – Phố Tây Kết – Phường Bạch Đằng – Quận Hai Bà Trưng – TP Hà Nội

Website: xudos.vn

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UC8ATKcGEu7oYeP5db0bMH8g

Fanpage: https://www.facebook.com/xudosgroup

#vietmountain #Event #TeamBuilding #Camp_Huấn_Luyện