TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH

Mỗi tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị, khi đầu tư xây dựng xong một công trình đều mong muốn công trình đó khi đưa vào hoạt động sẽ trơn tru và hiệu quả. Chính vì thế, khi hoàn tất quá trình xây dựng, người đứng đầu luôn muốn tìm ra giải pháp tốt nhất để công bố sự hiện diện của công trình đến các đối tác, khách hàng tiềm năng và công chúng. Bởi vậy việc tổ chức lễ khánh thành cho công trình đó là một vấn đề cần được lưu tâm.

Ngày nay khánh thành dự án hay công trình là một sự kiện tất yếu với doanh nghiệp và chủ đầu tư. Tổ chức lễ khánh thành với quy mô hoành tráng hay quy mô phù hợp với chi phí thực hiện đó là một điều mà doanh nghiệp đang quan tâm.

Vậy làm sao để thực hiện lễ khánh thành với những ý tưởng sáng tạo mới mẻ nhưng không làm mất đi bản chất của một buổi lễ khánh thành? Làm sao để tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng? Quy trình tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp có gì nổi bật?

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết này bạn nhé!

Tổ chức lễ khánh thành là gì?

Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony) là một sự kiện quan trọng của doanh nghiệp, nhất là đối với các doanh nghiệp xây dựng. Nếu như lễ khởi công, lễ động thổ là sự kiện diễn ra trước một dự án xây dựng nhà máy hay công trình nào đó thì lễ khánh thành là buổi lễ trọng đại đánh dấu việc một dự án, công trình đã hoàn thành, được thành lập hoặc đưa vào hoạt động. Buổi lễ mang ý nghĩa của một sự khởi đầu thuận lợi với nhiều may mắn và chứa đầy hy vọng vào hoạt động tương lai của công trình.

Đây là buổi lễ nhằm đánh dấu việc công trình được đưa vào hoạt động, đồng thời thông báo tới các đơn vị, tổ chức, xã hội liên quan cũng như khẳng định vị thế của công trình đó. Ngoài mục đích thông tin, lễ khánh thành còn đem lại ý nghĩa cầu may mắn cho mọi hoạt động sau đó được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ.

Ý nghĩa tổ chức lễ khánh thành

Lễ khánh thành là buổi lễ đặt biệt quan trọng đối với chủ đầu tư cũng như là doanh nghiệp vì vậy nó không chỉ ý nghĩa về mặt tín ngưỡng mà còn có ý nghĩa về mặt truyền thông hay kinh doanh.

Ý nghĩa về mặt tinh thần

Theo quan điểm tín ngưỡng Đông Á ông bà ta có câu “ Đầu xuôi đuôi lọt”. Khi bắt đầu làm việc gì đó công việc đầu tiên thuận lợi mang lại sự trôi chảy trong công việc sau này. Lễ khánh thành là thời khắc đánh dấu bước hoạt động đầu tiên của dự án doanh nghiệp nên việc tổ chức một buổi lễ khánh thành thành công tốt đẹp và vô cùng quan trọng.

Một buổi lễ khánh thành thành công tốt đẹp mang lại nhiều sự may mắn, một khởi đầu tốt đẹp, vượng khí cho công trình, doanh nghiệp. Giúp việc hoạt động của doanh nghiệp hay dự án sau này phát triển tốt hơn thịnh vượng hơn.

Ý nghĩa về mặt truyền thông

Mục tiêu chiến dịch truyền thông không thể không kế đến đó là lễ khánh thành. Đây là bước truyền thông đầu tiên cho doanh nghiệp mới bắt đầu hay dự án bắt đầu đi vào hoạt động. Mục đích của buổi lễ chính là quảng bá hình ảnh, thương hiệu sản phẩm, hay dự án công trình của doanh nghiệp.

Buổi lễ khánh thành góp phần tạo hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp đến với thị trường, đối tác, đối thủ. Dựa vào sức mạnh truyền thông từ báo chí, các hình thức PR quảng cáo, các chiến dịch quảng bá của lễ khánh thành. Thông tin sẽ lang rộng hơn nhiều người biết đến bạn và dịch vụ bạn cung cấp cũng như doanh nghiệp của bạn.

Lên kế hoạch tổ chức chương trình lễ khánh thành

Để buổi lễ khánh thành diễn ra thành công, mang lại dấu ấn cho doanh nghiệp thì chúng ta phải chuẩn bị một kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể và chi tiết nhất. Thường các hạng mục và kế hoạch tổ chức sẽ phải chuẩn bị trước một tháng trước khi sự kiện bắt đầu.

Công việc đầu tiên cần phải làm đó là lên kế hoạch những hạng mục và trang thiết bị cần dùng cho buổi lễ rồi tiếp đến là tìm kiếm các nhà thầu cung cấp những thiết bị đó. Tiếp theo là lên kịch bản chi tiết chương trình và book nhân sự chạy sự kiện.

Lên ý tưởng, chủ đề cho chương trình

Việc xác định chủ đề cũng như thông điệp qua sự kiện là một điều vô cùng quan trọng ở bất kì một sự kiện lớn nhỏ nào. Việc đưa ra ý tưởng và chủ đề cần dựa vào mục đích của doanh nghiệp. Nội dung chương trình phải tạo được điểm nhấn, gây ấn tượng cho khách mời tham dự và thu hút sự quan tâm của các khách hàng. Đồng thời truyền tải được thông điệp, mong muốn của doanh nghiệp tới các khách mời tham dự.

Lên danh sách, số lượng khách mời

Cần phải tính toán cẩn thận bởi số lượng khách mời sẽ ảnh hưởng tới quy mô và chất lượng của chương trình. Đặc biệt, nên xem xét, lựa chọn các khách mời, đại biểu quan trọng, có tầm ảnh hưởng sẽ giúp nâng cao hiệu quả của buổi lễ khánh thành. Ngoài ra, nên mời những đối tác, khách hàng tiềm năng đến tham dự để đưa sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách tự nhiên và nhanh nhất.

Chuẩn bị thiệp mời và các công việc tiếp đón khách chu đáo, cẩn thận giúp khách mời có ấn tượng đẹp về doanh nghiệp và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức cũng là một phần quan trọng, ảnh hưởng đến quy mô của sự kiện. Thường lễ khánh thành sẽ được tổ chức ngay tại nơi công trình hoàn thiện. Tuy nhiên, trong vài trường hợp lễ khánh thành sẽ được chọn ở một địa điểm gần đó để thuận lợi cho việc tổ chức.

Khi đã xác định được số lượng khách mời thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng trở nên dễ dàng hơn cho doanh nghiệp.

Lên các hạng mục cần chuẩn bị

Sau khi đã có cái nhìn tổng quan về chương trình, việc tiếp theo là lên các hạng mục cần chuẩn bị và phân chia công việc để tránh tình trạng thiếu hụt khi bước vào khâu tiến hành triển khai sự kiện.

Chuẩn bị các hạng mục bao gồm:

• Xin giấy phép tổ chức
• Thiết kế : Sân khấu, bandroll, standee, backdrop, cổng chào, …
• Chuẩn bị thiết bị, đồ dùng trong sự kiện: Âm thanh, ánh sáng, hoa tươi và bóng trang trí, bộ cắt băng khánh thành, tiệc teabreak, đồ uống, …
• Thi công, trang trí, cổng bóng, cổng hơi.v.v. nơi tổ chức buổi lễ
• Lựa chọn nhân sự phù hợp: MC, ca sĩ, nhóm nhảy, lân sư rồng, PG lễ tân, …
• Lập kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện. Sử dụng các phương tiện truyền thông như báo chí, đài truyền hình
• Quản lý rủi ro trong sự kiện và có phương án, biện pháp khác phục kịp thời

Quy trình tổ chức lễ khánh thành

1. Khâu chuẩn bị

Trước khi chương trình diễn ra, cần chuẩn bị thật kỹ các hạng mục như: âm thanh, ánh sáng, nhân sự tiếp đón, đại diện phát biểu, …

Chuẩn bị setup sân khấu tùy thuộc theo quy mô của từng tổ chức, doanh nghiệp, công ty.

2. Tiếp đón khách mời

Đây là bước đầu tiên để khách mời nhận diện thương hiệu của bạn trước khi chính thức tham gia buổi lễ khánh thành. Vì vậy đội ngũ lễ tân đứng ở cổng chào phải tiếp đón nồng nhiệt đồng thời về trang phục đồng loạt mặc áo dài truyền thống, trùng khớp với tông màu logo thương hiệu của doanh nghiệp. Các nhân viên đứng quầy check-in hỗ trợ khách mời ổn định chỗ ngồi cũng đồng nhất về trang phục để tránh sự chi phối khi di chuyển.

Các nhân viên phụ trách công việc này đều phải giữ vững phong thái trang trọng khi đón tiếp khách mời. Đồng thời hỗ trợ khách mời tận tâm, niềm nở. Điều này thể hiện sự quan tâm đặc biệt sâu sắc của doanh nghiệp dành cho mỗi vị khách tham dự. Đây là yếu tố quyết định tạo ấn tượng cho khách mời khi vừa bước chân đến sự kiện.

3. Tiết mục nghệ thuật mở màn

Tiết mục mở màn chào đón các vị khách quý phải là những tiết mục tràn đầy năng lượng nhất thu hút nhất. Những tiết mục âm nhạc hoặc những điệu nhảy sôi động, thu hút được mọi ánh nhìn. Tránh chọn những tiết mục quá êm đềm, gây tẻ nhạt dễ gây mất tập trung.

Ngày nay, nhiều lễ khánh thành còn có tiết mục múa lân – sư tử truyền thống vô cùng sôi động. Hình tượng lân rồng là biểu tượng của tài lộc, sung túc.

4. Tuyên bố lý do, giới thiệu các thành phần tham dự

Người dẫn dắt chương trình (MC) sẽ tuyên bố lý do, giới thiệu các vị đại biểu và các khách mời có mặt tham dự tại buổi lễ. Sau đó sẽ mời đại diện của các bên lên sân khấu trình bày bài phát biểu.

Tất cả các thủ tục này cần phải đảm bảo được tính chuẩn xác. MC tuyệt đối không được nhầm lẫn tên đại biểu, khách mời tham dự. Bất kỳ một sự nhầm lẫn nào xảy ra trong tình huống này đều làm mất điểm của đơn vị tổ chức cũng như đối với doanh nghiệp trong mắt khách mời.

5. Nghi thức cắt băng khánh thành

Đây có lẽ là thời khắc mà tất cả đều mong chờ, là thời điểm quan trọng mang tính quyết định của buổi lễ. Những vị trí chủ chốt, những khách mời tham dự sẽ được mời lên để cắt băng khánh thành – hành động ý nghĩa thiêng liêng thể hiện sự bắt đầu mới.

6. Tiệc nhẹ chiêu đãi

Để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và chân thành về sự có mặt của các khách mời có mặt trong buổi Lễ Khánh Thành. Một buổi tiệc buffet/ teabreak chính là một sự lựa chọn hoàn hảo nhất. Nó như một sự quan tâm tinh tế từ phía doanh nghiệp dành cho khách mời. Ở góc độ kinh tế, thì đó như một cầu nối để gắn kết các doanh nghiệp lại với nhau để cùng phát triển bền vững.

7. Chụp ảnh kỷ niệm, trao quà lưu niệm

Khi buổi lễ khánh thành đã thành công là sự đánh dấu dấu mốc quan trọng của doanh nghiệp, công ty, … Vì vậy cần lưu lại những hình ảnh để làm tư liệu sau này. Nên có bộ phận Media chuyên nghiệp luôn sẵn sàng ghi lại những hình ảnh trong chương trình quan trọng này.

Để kết thúc buổi lễ sau khi các hình thức xã giao được thực hiện xong, các khách mời sẽ ra về. Lúc này đội ngũ lễ tân đã trong tư thế sẵn sàng cuối chào các vị khách quý và trao cho họ những món quà lưu niệm. Đây được xem là một cách thức vô cùng tinh tế khi tặng những món quà lưu niệm có bút tích hoặc logo của doanh nghiệp. Hành động này tuy nhỏ nhưng thể hiện sự tri ân, lời cám ơn đã tới hiện diện tại chương trình, đây cũng là một cách truyền thông hiệu quả để khách mời luôn nhớ đến sự kiện trọng đại này của doanh nghiệp bạn.

Lễ Khánh Thành sẽ rất quan trọng đối với một doanh nghiệp, tổ chức, công ty,… chính vì vậy, hãy chuẩn bị và tham khảo thật kỹ trước khi tổ chức, đây là một sự đánh dấu những bước khởi đầu, gây ấn tượng nhiều đến với quý khách hàng, quý đối tác. Nên chọn những đơn vị tổ chức chuyên nghiệp để tránh được những rủi ro không đáng có trong chương trình để buổi lễ được trọn vẹn và thành công nhất.

XUDOS với kinh nghiệm trên 10 năm tổ chức các sự kiện lễ khánh thành lớn nhỏ, với đội ngũ chuyên nghiệp, tận tâm phục vụ sẽ hỗ trợ để các đơn vị lựa chọn có được những chương trình thành công như mong đợi.

XUDOS – TRAO GIÁ TRỊ NHẬN NIỀM TIN

Media | Event & TeamBuilding | Camp | Huấn luyện, trải nghiệm

Contact: 0856.733.688

Add: 123 – Xuân Khanh – Sơn Tây – Hà Nội

VPĐD: Toà D2 – Phố Tây Kết – Phường Bạch Đằng – Quận Hai Bà Trưng – TP Hà Nội

Website: xudos.vn

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UC8ATKcGEu7oYeP5db0bMH8g

Fanpage: https://www.facebook.com/xudosgroup

#vietmountain #Event #TeamBuilding #Camp_Huấn_Luyện