TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG

TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG LÀ GÌ?

Ngày khai trương hay còn gọi với tên tiếng Anh Grand Opening là ngày đánh dấu thành lập của một doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh. “Khai” tức là bắt đầu “trương” tức là phát huy thanh thế. Đây cũng là dịp để công ty giới thiệu về chính mình với công chúng, đối tác về thế mạnh và lợi ích mang lại.

Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc tổ chức lễ khai trương không chỉ mang giá trị tinh thần, phong thủy mà đó còn là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu thương hiệu của mình đến với khách hàng. Để làm được điều đó thì quy trình tổ chức lễ khai trương phải được chuẩn bị kỹ càng để tạo nên một chương trình khai trương thành công và ý nghĩa nhất.

LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG

Tổ chức lễ khai trương cũng tùy vào quy mô và mong muốn của doanh nghiệp lựa chọn sự kiện lớn hay nhỏ để lên kế hoạch chuẩn bị các hạng mục cụ thể cho chương trình.

Quy mô tổ chức lễ khai trương:

Để lên kế hoạch tổ chức được chi tiết nhất, doanh nghiệp cần xác định trước được quy mô tổ chức lễ khai trương ở mức độ nào:

• Quy mô vừa và nhỏ: phù hợp với một số doanh nghiệp nhỏ, lẻ, vừa, cửa hàng kinh doanh, số lượng khách khoảng dưới 100 người, khách mời tham dự chủ yếu là người thân, bạn bè, nhân viên và một số đối tác.
• Quy mô lớn: phù hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng tham gia khoảng trên 100 người, khách mời tham dự thường có các đối tác, nhân vật quan trọng.

Cần chuẩn bị những gì vào ngày tổ chức lễ khai trương?

Để có một buổi lễ khai trương thành công thì khâu lên kế hoạch sẽ phải thực hiện thật chi tiết. Theo đó, bạn nên làm theo các hạng mục sau:

Chuẩn bị danh sách khách mời, địa điểm và giờ giấc

Lên danh sách khách mời tham dự

Việc lên danh sách khách mời khá quan trọng đối với ngày khai trương. Không nên bỏ qua những người có vai trò cao và những đối tác chủ đạo. Việc thiếu sót trong danh sách mời sẽ dễ gây mất thiện cảm và ảnh hưởng đến việc làm ăn về sau.

Cần chú ý đến thời gian rảnh của hầu hết khách mời để đảm bảo việc tham dự thuận tiện nhất cho người dự. Ngoài ra, công tác chọn lựa, bố trí địa điểm khai trương cũng rất quan trọng. Cần phải chú ý dự báo thời tiết nếu dự định làm sân khấu ngoài trời, điều này giúp buổi lễ được diễn ra suôn sẻ.

Chọn ngày tổ chức

Không chỉ người Việt Nam nói riêng mà các nước Á Đông nói chung đều có những quan điểm về ngày, tháng trong việc kinh doanh. Tùy thuộc vào tuổi của chủ doanh nghiệp mà sẽ chọn được ngày lành để tổ chức lễ khai trương. Thế nhưng cũng có một số điểm sau có thể áp dụng cho nhiều trường hợp như:

• Ngày tốt được định nghĩa là ngày hợp với tuổi của người chủ cơ sở kinh doanh hoặc công ty.
• Thông thường, khi tổ chức lễ khai trương, người ta sẽ tránh các ngày “Tam Nương, Nguyệt Kỵ, Dương Công Kỵ, Thọ Tử, Sát Chủ Dương, Vãng Vong, Hắc Đạo,… Việc coi ngày có thể tự nghiên cứu sách vở hoặc nhờ những người có kiến thức phong thủy chỉ dẫn.

Những lễ vật cúng khai trương

Thường thì lễ vật cúng khai trương sẽ tùy theo quy mô và doanh nghiệp lựa chọn, những thứ cơ bản nhất sẽ bao gồm:

• Hoa cúng: nên lựa chọn các loại hoa như: hoa cúc vàng – phúc lộc, niềm vui, hoa đồng tiền – tài lộc may mắn trong kinh doanh.
• Mâm ngũ quả: mâm hoa quả có đủ 5 loại quả có nhiều màu sắc khác nhau, tùy thuộc vào từng vùng miền.
• Bộ tam sên: Bộ tam sên cho lễ khai trương tượng trưng cho thổ, thủy và thiên để cầu mong sự may mắn quanh năm bao gồm: ( 3 hột vịt lộn, 1 con cua(tôm) hấp(luộc) , 1 miếng thịt ba rọi luộc )
• Kèm theo một số lễ vật khác: nước sạch, xôi, trà, nến, vàng mã, ……

Lễ vật cũng tùy theo từng doanh nghiệp, vùng miền lựa chọn, nên tham khảo từ những người có kinh nghiệm trong việc này.

CHUẨN BỊ TRƯỚC NGÀY KHAI TRƯƠNG

Nên dành thời gian ít nhất 30 ngày trước khi buổi lễ khai trương diễn ra để hoàn thành một số hạng mục cần thiết cơ bản cho ngày diễn ra sự kiện như: các đồ dùng, thiết bị dụng cụ, ấn phẩm in ấn,….. Nếu không tự chuẩn bị được thì hãy chủ động liên hệ các đối tác cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ tốt nhất.

Các việc cơ bản cần làm:

• In thiệp mời
• Thiết kế in ấn các ấn phẩm sử dụng cho sự kiện: backdrop,standee,…
• Liên hệ các đối tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cung cấp: MC, nhân sự sự kiện (ca sĩ, nhóm nhảy, múa lân,…), thiết bị hỗ trợ (âm thanh, ánh sáng, sân khấu,… )
• Lên kịch bản chương trình
• Setup, trang trí, thi công địa điểm diễn ra chương trình: lên kế hoạch setup, trang trí địa điểm diễn ra sự kiện ( khu vực sân khấu, khu vực bên ngoài, khu vực dưới sân khấu, …..), sắp xếp phù hợp, gọn gàng và lung linh nhất có thể.
• Timeline chương trình: phân bổ thời gian cho hợp lý, không để chương trình quá nhanh hoặc quá chậm, cần tập trung vào những thứ trọng tâm của chương trình để hướng đến mục tiêu của doanh nghiệp
• Phân chia công việc: cần họp hoặc training cho những người tham gia, hỗ trợ sự kiện để tránh gặp sự cố khi vận hành trong buổi lễ khai trương

Sự chuẩn bị cho một buổi lễ khai trương là rất cần thiết, quyết định rất nhiều vào sự thành công cho sự kiện quan trọng, khai trương là bước khởi đầu của một doanh nghiệp, một tổ chức, chi nhánh mới. Hãy lên kế hoạch, kịch bản một cách chi tiết nhất để phòng tránh rủi ro cho chương trình.

KỊCH BẢN TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG

Cần lên một kịch bản tổ chức lễ khai trương đầy đủ và chi tiết nhất để tất cả các chương trình của buổi lễ bám sát vào đó, tránh các rủi ro không mong muốn xảy ra. Hãy để Việt Mountain hỗ trợ các bạn một kịch bản chương trình đầy đủ nhất để chương trình của bạn được diễn ra thành công như mong đợi!

Các bước cử hành chi tiết trong buổi lễ khai trương

Ở trên, các bạn đã nắm được cơ bản các nội dung như: Lễ Khai trương là gì, cũng như ý nghĩa của sự kiện này. Dưới đây là các bước cử hành trong buổi lễ khai trương:

• Chuẩn bị hoàn tất sân khấu, đồ cúng khai trương công ty, teabreak cho khách mời và đội ngũ nhân sự từng khu vực.
• Chào đón khách tại cổng, bàn lễ tân và đưa khách vào đúng vị trí ngồi đã sắp đặt, một điều cần chú ý là phải cảm ơn chân thành và bố trí thích hợp những vòng hoa, lẵng hoa, quà  khai trương của khách một cách trịnh trọng.
•  Sau khi đã đầy đủ quan khách cần có những tiết mục văn nghệ dạo đầu để chào mừng và có thể hoành tráng hơn nếu bố trí đội múa lân từ cổng vào.
•  Sau khi đã đầy đủ quan khách cần có những tiết mục văn nghệ dạo đầu để chào mừng và có thể hoành tráng hơn nếu bố trí đội múa lân từ cổng vào.
•  Phát biểu của thành phần chủ chốt trong công ty về ý nghĩa của ngày lễ, những điều tâm huyết cũng như hứa hẹn lợi ích mang lại cho cộng đồng,…
•  Nghi thức bắt tay và cắt băng khánh thành cùng với các đơn vị liên quan
• Kế đến có thể là việc giới thiệu những sản phẩm tiêu biểu của công ty và khui săm banh để khai tiệc.
• Phần cuối cùng, doanh nghiệp bố trí nhân sự chụp hình kỷ niệm, giao lưu khách và tiễn khách để kết thúc buổi lễ.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp ích cho bạn được phần nào trong việc lên kịch bản tổ chức lễ khai trương.

Để nhận được tư vấn chi tiết về các hoạt động, tổ chức lễ khai trương, bạn hãy liên hệ ngay Việt Mountain để được hỗ trợ. Thông tin liên hệ:

XUDOS – TRAO GIÁ TRỊ NHẬN NIỀM TIN

Media | Event & TeamBuilding | Camp | Huấn luyện, trải nghiệm

Contact: 0856.733.688

Add: 123 – Xuân Khanh – Sơn Tây – Hà Nội

VPĐD: Toà D2 – Phố Tây Kết – Phường Bạch Đằng – Quận Hai Bà Trưng – TP Hà Nội

Website: xudos.vn

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UC8ATKcGEu7oYeP5db0bMH8g

Fanpage: https://www.facebook.com/xudosgroup

#vietmountain #Event #TeamBuilding #Camp_Huấn_Luyện