LỄ RA MẮT SẢN PHẨM MỚI
Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, thương hiệu mới là hoạt động cần thiết đầu tiên cho các doanh nghiệp mới hoặc bắt đầu hoạt động kinh doanh tại vùng, quốc gia mới. Đây là một trong những sự kiện quan trọng để công bố thương hiệu, sản phẩm cho giới truyền thông cũng như chứng minh năng lực của doanh nghiệp, chủ đầu tư. Và đem đến ấn tượng đầu tiên dành cho khách hàng, thu hút hệ thống đại lý. Góp phần đặt nền móng, niềm tin giúp cho sản phẩm, dịch vụ của mình tiếp cận khách hàng.
Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, ra mắt thương hiệu quyết định lớn đến sự thành công của sản phẩm và thương hiệu khi tung ra thị trường. Đặc biệt, nó mang ý nghĩa cực kì quan trọng trong chiến lược marketing của công ty. Chính vì vậy, việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới cần phải được đầu tư bài bản và có sự chuẩn bị kĩ lưỡng từ khâu chuẩn bị cho đến khâu tổ chức.
Cùng Xudos tìm hiểu những nội dung liên quan cần thiết để tổ chức một buỗi lễ ra mắt sản phẩm mới một cách hiệu quả nhất dưới bài viết sau.
Lễ ra mắt sản phẩm mới là gì?
Lễ ra mắt sản phẩm mới ( Product Launch Event) là một sự kiện tổ chức nhằm quảng bá sản phẩm mới đến các khách hàng tiềm năng. Nó nằm trong chiến lược marketing của công ty, với mục đích tăng sự thu hút, nhận diện, quảng bá sản phẩm rộng rãi, thông qua khách mời
Ý nghĩa của lễ ra mắt sản phẩm mới
Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới chính là bước khởi đầu để sản phẩm tiếp cận thị trường thông qua hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới đến với đối tác, khách hàng. Qua đó, sản phẩm cũng như thương hiệu doanh nghiệp mang lại ấn tượng ban đầu tốt đẹp về sản phẩm cũng như thương hiệu.
Ngoài ra, thông qua hoạt động ra mắt, sản phẩm sẽ được khách mời tham dự quảng bá, chia sẻ thông tin đến người thân, bạn bè. Nhờ đó, hiệu ứng truyền thông cho sản phẩm mới sẽ được nâng cao hơn rất nhiều.
Mục đích khi tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
Mỗi một sự kiện được tổ chức đều có mục đích và tùy vào nội dung sự kiện mà sẽ có những mục đích chính khác nhau. Lễ ra mắt sản phẩm, ra mắt thương hiệu nắm giữ vai trò rất quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu, sản phẩm của công ty, doanh nghiệp đối với khách hàng tiêu dùng và đối tác làm ăn. Đây cũng là cột mốc đánh dấu sự ra đời của một thương hiệu hay một dòng sản phẩm nào đó trong quá trình kinh doanh. Vậy nên việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm có những mục đích và ý nghĩa như sau:
- Giới thiệu sản phẩm mới đến với công chúng, công khai hình ảnh vào tiềm thức của khách hàng
- Tăng độ nhận diện thương hiệu
- Là bước đầu tiên để sản phẩm mới tiếp cận thị trường
- Hình thức quảng cáo sản phẩm và khuyến khích mua sản phẩm
- Tạo hiệu ứng truyền thông để phủ sóng sản phẩm trên nhiều kênh thông tin
- Tạo cơ hội trải nghiệm sản phẩm trực tiếp cho khách hàng
Các loại hình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
Có rất nhiều khách hàng mới khi tìm hiểu về cách tổ chức lễ ra mắt sản phẩm thường nghĩ rằng chỉ có một hình thức duy nhất là họp báo. Tuy nhiên, với sự phát triển của ngành marketing, hiện nay có rất nhiều cách để bạn giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng hiệu quả hơn. Hình thức tổ chức sẽ phụ thuộc nhiều vào ngành hàng, sản phẩm mà bạn kinh doanh, hiện tại có một số hình thức chính để tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới như:
Họp báo ra mắt sản phẩm mới – Press Conference
Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm là cách nhanh nhất mà bạn có thể thông tin đến khách hàng về sản phẩm được ra mắt. Tuy nhiên, chi phí cho hình thức này thường khá đắt ở khâu mời các cơ quan, báo chí có danh tiếng đến tham dự. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý cách thức truyền đạt để gây sự tò mò, ấn tượng của những người tới tham dự.
Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới – Event Launching
Launching sản phẩm được hiểu là chương trình nhằm công bố sản phẩm, dịch vụ đã có mặt tại thị trường. Hình thức này tổ chức như một bữa tiệc để các bên báo chí, khách hàng tham gia nhận quà, nhận thưởng… Chính vì vậy, chi phí để tổ chức Event Launching thường khá cao và đòi hỏi nhiều chi tiết, cầu kì.
Công chiếu sản phẩm lưu động – Roadshow
Roadshow là sự kiện tổ chức ra mắt sản phẩm theo hình thức lưu động giữa nhiều địa điểm khác nhau. Hình thức này khá phổ biến, hay gặp nhất với các sản phẩm ngành điện tử, điện lạnh, gia dụng. Hiểu đơn giản về Roadshow chính là việc tổ chức show trên đường đi bằng cách gắn thông điệp, hình ảnh trên phương tiện di chuyển.
Phát mẫu miễn phí dùng thử sản phẩm – Activation Sampling
Sự kiện Activation là hoạt động thu hút sự quan tâm của người tiêu dùng bằng cách phát những sản phẩm dùng thử. Activation thường được tổ chức tại những trung tâm thương mại lớn, chợ, cửa hàng… Ngoài ra, đây còn là hình thức rất tiết kiệm chi phí, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới
Việc tổ chức một sự kiện ra mắt bài bản, chuyên nghiệp chúng ta cần phải tuân thủ theo một quy trình tổ chức nghiêm ngặt với các nội dung chính sau:
Tìm hiểu thông tin về sản phẩm
Mục đích chính của sự kiện là để sản phẩm được ra mắt và mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Do vậy, việc đầu tiên chúng ta cần phải làm là hiểu rõ thông tin về sản phẩm.
Nên tìm hiểu đầy đủ thông tin về sản phẩm mới như: Loại hình sản phẩm, đối tượng khách hàng, nhu cầu về sản phẩm trên thị trường, xác định điểm mạnh yếu, sự tương đồng và khác biệt giữa sản phẩm đối với đối thủ cạnh tranh.
Lựa chọn thời gian tổ chức
Cũng như các sự kiện khác, việc lựa chọn thời gian tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới cũng cần được trú trọng. Chúng ta nên lựa chọn tổ chức vào những ngày cuối tuần trong khung giờ từ 2-4h chiều để thu hút được nhiều người tham dự. Như vậy sẽ giúp mang lại hiệu quả hơn cho buổi lễ.
Lên danh sách khách mời
Bạn cần lên danh sách cụ thể các khách mời tham dự buổi lễ, trong đó cần sắp xếp liên hệ sớm với bên truyền thông, nhà báo để đặt lịch trước.
Xác định địa điểm tổ chức
Lễ ra mắt sản phẩm mới mang lại nhiều hình ảnh và là bộ mặt của doanh nghiệp. Do vậy, địa điểm tổ chức cần được trú trọng, thể hiện quy mô doanh nghiệp. Nên chọn những nơi rộng rãi, thoáng mát, giao thông thuận lợi cho việc di chuyển và quan trọng nhất là địa điểm đó phải mới lạ để tạo sự hào hứng và ấn tượng cho khách mời.
Lên ý tưởng, thiết kế cho buổi lễ ra mắt sản phẩm mới
Để tạo được sức hút cho người tham gia, bạn cần có được một ý tưởng tổ chức độc đáo, mới lạ, lựa chọn màu sắc chủ đạo, người đại diện, hình ảnh đại diện cho sản phẩm. Cùng với đó, lên bản thiết kế cho các ấn phẩm cần dùng như thiệp mời, banner, backdrop,….
Lên kế hoạch, timeline chương trình
Bước tiếp theo là lên kế hoạch, timeline tổ chức lễ ra mắt sản phẩm. Bạn có thể tham khảo các khâu trong công việc lên kế hoạch dưới đây:
- Lập danh sách và gửi thiệp mời cho khách mời
- Tiến hành thiết kế, in các sản phẩm truyền thông dùng trong buổi lễ
- Thực hiện công việc truyền thông cho sự kiện
- Xây dựng kịch bản chương trình
- Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ, video chiếu trong chương trình
- Chuẩn bị các công cụ để sử dụng trong chương trình
- Tiến hành lựa chọn nhân sự, truyền thông cho buổi lễ
- Tiến hành thi công, trang trí và lên kế hoạch tổng duyệt chương trình
Tiến hành truyền thông cho sự kiện
Để giúp thu hút sự chú ý của người tiêu dùng và độ phổ biến cho thương hiệu, bạn hãy tiến hành thực hiện các công tác truyền thông trước và sau sự kiện. Công tác truyền thông sự kiện này cần được triển khai bài bản với nội dung quảng bá độc đáo, sáng tạo để tạo dấu ấn với nhóm khách hàng mục tiêu. Ngoài ra, thông qua công tác truyền thông, doanh nghiệp cũng có thể khuếch trương thương hiệu và khẳng định vị thế của mình.
Phân công công việc và nhân sự phụ trách từng hạng mục khác nhau
Người tổ chức buổi lễ cần phân chia các đầu việc rõ ràng cho từng bộ phận, phân công vai trò cho mỗi người trong buổi lễ. Trong đó, sẽ có những vị trí cần chú trọng như sau:
- Ban tiếp đón khách mời
- Người dẫn chương trình
- PG & PB
- Ban ánh sáng, âm thanh, kỹ thuật
- Đội setup, thi công địa điểm tổ chức
- Đội hậu cần
Setup địa điểm tổ chức
Sau khi đã hoàn thành mọi công đoạn, bạn cần đến địa điểm tổ chức trước khi buổi lễ ra mắt diễn ra để trang trí, decor lại không gian cho phù hợp.
- Khu vực tiếp đón khách mời: Cần có bàn check in, hoa gắn tham dự (nếu có), thảm đỏ dẫn vào sảnh chính sân khấu, hàng rào tạo đường đi
- Khu vực trên sân khấu: Chuẩn bị backdrop hoặc màn hình chiếu, chuẩn bị bộ bàn ghế ngồi sang trọng cho khách mời trò chuyện, kể về sản phẩm
- Khu vực dưới sân khấu: Có bàn ghế ngồi sạch đẹp cho khách mời tham gia
Tổng duyệt chương trình
Trước buổi lễ ít nhất 1 ngày, các bộ phần cần chuẩn bị và tổng duyệt chương trình ít nhất 1 lần trước khi buổi lễ ra mắt diễn ra để tránh những rủi ro không mong muốn xảy ra trong chương trình.
Kịch bản tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
- Đón tiếp khách mời
Đây là bước đầu tiên và quan trọng khi tiến hành một chương trình sự kiện nói chúng và sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới nói riêng. Việc tiếp đón khách chu đáo, cẩn thận thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và tạo thiện cảm, ấn tượng tốt cho khách mời tham dự
- Văn nghệ mở đầu chương trình ra mắt
Nên chọn tiết mục sôi động mở màn chương trình để tạo bầu không khí vui vẻ, hào hứng như: tiết mục hát, tiết mục nhảy nhạc sôi động,…
- Khai mạc chương trình
MC giới thiệu lý do tổ chức buổi lễ ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu các vị đại biểu, khách quý và thành phần tham gia chương trình.Giới thiệu đại diện công ty lên phát biểu, chia sẻ, gửi lời chúc đến mọi người.
- Giới thiệu sản phẩm mới
Nghi thức ra mắt sản phẩm mới được xem là key moment của buổi lễ. Do đó, cần phải đầu tư và chuẩn bị kĩ càng cho phần nghi thức này. Và cần chú ý để có thể truyền tải được nhiều thông điệp đến khách hàng hơn.
Nghi thức càng long trọng càng tạo sự chú ý của khách hàng lên sản phẩm mới và gây hiệu ứng truyền thông mạnh, khẳng định vị thế của doanh nghiệp.
- Trải nghiệm sản phẩm mới
Việc trải nghiệm sản phẩm giúp khách hàng tiếp cận với sản phẩm một cách nhanh và tự nhiên nhất. Khách hàng sẽ có cái nhìn khách quan và thực tế nhất đối với sản phẩm.
- Giao lưu, trả lời phỏng vấn, giải đáp các câu hỏi của khách hàng
Đây là phần tự do thảo luận giữa nhà báo, khách hàng với bên phía đại diện của công ty. Người đứng ra đại diện phải là người được chỉ định trước, chuẩn bị đầy đủ các phương án trả lời từ trước, hiểu rõ về công ty và sản phẩm mới.
- Kết thúc sự kiện, tặng quà cho khách mời
Đại diện doanh nghiệp gửi lời cảm ơn đến các đối tác, khách hàng, các phóng viên báo chí đã đến tham dự sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới. Phát biểu kết thúc chương trình và mong muốn mang đến sự trải nghiệm tuyệt vời đến cho người tiêu dùng.
Chuẩn bị các phần quà dành cho khách mời, gửi lời cảm ơn chân thành, trả lời các vấn đề thắc mắc từ những người tới tham dự, khẳng định giá trị, chất lượng sản phẩm dịch vụ mà công ty, doanh nghiệp đưa tới cho khách hàng.
Trên đây là các yếu tố cơ bản cần lưu ý để có thể tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, ra mắt thương hiệu diễn ra nhịp nhàng và thành công nhất. Nếu bạn muốn sự kiện của mình trở nên đặc biệt và tạo nên hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ, hãy để sự kiện Xudos giúp cho việc tổ chức sự kiện của bạn trở nên dễ dàng hơn.
XUDOS – TRAO GIÁ TRỊ NHẬN NIỀM TIN
Media | Event & TeamBuilding | Camp | Huấn luyện, trải nghiệm
Contact: 0856.733.688
Add: 123 – Xuân Khanh – Sơn Tây – Hà Nội
VPĐD: Toà D2 – Phố Tây Kết – Phường Bạch Đằng – Quận Hai Bà Trưng – TP Hà Nội
Website: xudos.vn
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UC8ATKcGEu7oYeP5db0bMH8g
Fanpage: https://www.facebook.com/xudosgroup
