TỔ CHỨC HỘI NGHỊ LÀ GÌ?
CẦN LƯU Ý NHỮNG GÌ KHI TỔ CHỨC HỘI NGHỊ?
Bạn muốn tổ chức hội nghị cho công ty của mình? Bạn muốn tìm hiểu về quy trình và timeline tổ chức hội nghị mẫu và có nhu cầu tìm một đơn vị tổ chức hội nghị trọn gói uy tín? XUDOS có thể giúp bạn những việc này. Cùng tìm hiểu thông tin dịch vụ tổ chức sự kiện hội nghị dưới đây nhé!
Tổ chức hội nghị là gì?
Tổ chức hội nghị là cuộc họp quan trọng có tổ chức nhằm bàn về các vấn đề lớn, bàn bạc công việc, chủ đề cụ thể nào đó để tổng kết tình hình hoạt động trong thời gian qua, rút kinh nghiệm và đưa phương hướng hoạt động cho tương lai. Tùy thuộc vào mục đích tổ chức chương trình của doanh nghiệp, công ty mà sự kiện hội nghị sẽ có những hình thức thực hiện khác nhau.
Ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị
Hội nghị quảng bá hình ảnh
Thông thường, có thể thấy, các sự kiện được tổ chức có thể nhằm nhiều mục đích khác nhau nhưng tất cả đều mang lại một ý nghĩa chung, đó là quảng bá hình ảnh. Với các sự kiện lớn mang tầm cỡ quốc gia, quốc tế, hội nghị là cơ hội để quốc gia đó quảng bá hình ảnh, khẳng định tiềm lực, vị thế. Còn đối với các sự kiện của doanh nghiệp, hội nghị là cách mà doanh nghiệp thường xuyên tận dụng để đưa hình ảnh doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng, để khách hàng hiểu hơn về giá trị mà doanh nghiệp mang lại.
Tại các sự kiện hội nghị, sẽ luôn có báo chí, truyền thông hoặc đội ngũ media đến để đưa tin, quay lại những khoảnh khắc ý nghĩa của hội nghị. Từ đó, các chủ thể tổ chức sự kiện có thể tận dụng hình ảnh đó để đăng tải lên website, mạng xã hội tăng thêm sức ảnh hưởng đến nhiều đối tượng công chúng hơn. Đối với doanh nghiệp, đây là cơ hội để doanh nghiệp mở rộng tệp khách hàng tiềm năng.
Hội nghị tri ân khách hàng
Hội nghị tri ân khách hàng là hoạt động được tổ chức thường xuyên của các công ty nhằm thể hiện sự trân trọng đối với khách hàng, đối tác đã tin tưởng, đồng hành, sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của công ty. Đặc biệt, trong buổi tổ chức sự kiện tri ân khách hàng thường có lễ vinh danh, tri ân nhà phân phối, đại lý, khách hàng thân thiết.
Ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng
Tổ chức hội nghị còn là cơ hội để doanh nghiệp ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng. Khi cần ra mắt sản phẩm, doanh nghiệp có thể tổ chức hội nghị thuần ra mắt, giới thiệu sản phẩm. Ngoài ra, tại hội nghị tri ân khách hàng, doanh nghiệp cũng có thể phối kết hợp ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới. Việc tổ chức sự kiện ra mắt giới thiệu sản phẩm là một cách tinh tế để doanh nghiệp đưa sản phẩm ra thị trường, kết nối doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng, kích thích nhu cầu của khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của công ty.
Phát triển mối quan hệ hữu nghị
Những hội nghị phát triển mối quan hệ hữu nghị thường là các hội nghị cao cấp, có sự tham gia của nguyên thủ quốc gia như hội nghị thượng đỉnh. Tại sự kiện này, các nguyên thủ của các quốc gia (thường là đàm phán giữa 2 nước) về các vấn đề có liên quan đến kinh tế, xã hội, môi trường…Thông qua cuộc đàm phán này, các nước sẽ thống nhất, ký kết hiệp định để hợp tác cùng phát triển. Trong trường hợp các hiệp định được ký kết thành công, đây sẽ là cơ hội để hai nước phát triển mối quan hệ hữu nghị, mở rộng hợp tác cũng như khẳng định tầm quan trọng, vị thế của quốc gia trên trường quốc tế.
Quy trình tổ chức hội nghị qua các bước chi tiết
Để tổ chức một buổi hội nghị tốt, chúng ta cần phải trải qua rất nhiều bước. Dưới đây là quy trình tổ chức hội nghị bạn có thể tham khảo qua.
Xác định chủ đề
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị đó chính là xác định chủ để rõ ràng và cụ thể sẽ giúp cho bước lên kế hoạch càng dễ dàng hơn. Đồng thời, việc xác định chủ đề trước khi thực hiện sẽ giúp bạn có thể tổ chức hội nghị xoay quanh đó và tránh được tình trạng lạc đề. Có thể nói chủ đề là cơ sở phác thảo nội dung, kế hoạch cho sự kiện.
Lên kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết
Lập kế hoạch chi tiết là một bước vô cùng quan trọng trong các khâu tổ chức hội nghị, để bạn có thể bám sát và thực hiện theo từng bước theo kế hoạch, đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng những gì đã lập ra. Trong bản kế hoạch này, bạn cần thể hiện được các yếu tố sau:
- Xác định mục tiêu tổ chức hội nghị.
- Nghiên cứu đối tượng và lên danh sách khách mời dự kiến tham dự hội nghị: Việc xác định đúng đối tượng khách mời đóng vai trò quan trọng tạo lên thành công của một cuộc hội nghị, bạn cần xem xét đối tượng khách mời hội nghị là ai và họ có phù hợp và có sự quan tâm hiểu biết với chủ đề và mục tiêu tổ chức hội nghị hay không, để ban tổ chức bước đầu phác thảo chân dung khách hàng tham dự hội nghị.
Việc lựa chọn đúng đối tượng khách hàng dựa trên các đặc điểm như: Giới tính, tuổi tác, nghề nghiệp, thu nhập, khu vực sống, tình trạng hôn nhân, sở thích, lĩnh vực nghiên cứu, chức vụ,… Việc xác định sai đối tượng sẽ làm giảm hiệu quả thành công của một chương trình hội nghị.
- Xây dựng nội dung chính sẽ truyền đạt trong chương trình và ước lượng thời gian cho các bài phát biểu của khách mời.
- Xây dựng ngân sách chi tiết cho việc tổ chức hội nghị, đảm bảo cho việc chi tiêu theo kế hoạch cho các mục chính mà không lãng phí vào các mục không cần thiết.
- Lên kịch bản, timeline chi tiết về chương trình và phương án dự trù đối với những rủi ro có thể xảy ra.
Lựa chọn địa điểm & thời gian tổ chức phù hợp
Địa điểm tổ chức hội thảo cần đáp ứng được quy mô và phù hợp với tính chất của hội nghị. Đảm bảo được các yếu tố như giao thông thuận lợi, dễ tìm đường, an ninh cao, và nơi diễn ra hội nghị phải hiện đại đáp ứng đầy đủ các trang thiết bị thiết yếu của một cuộc hội nghị bao gồm sân khấu, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, mic phát biểu,…
Không chỉ vấn đề địa điểm mà vấn đề thời gian cũng vô cùng quan trọng, việc quyết định thời gian phụ thuộc vào nhiều yếu tố và thời gian nghỉ của khách mời, thường các buổi hội nghị sẽ được ưu tiên tổ chức vào cuối tuần và số lượng người tham dự cũng đông hơn những ngày thường khác. Việc quyết định thời gian tổ chức cũng phải được lên kế hoạch sớm để kịp thông báo, gửi thiệp mời tới khách mời để họ sắp xếp thời gian tham dự.
Chuẩn bị tổ chức hội nghị
Sau khi đã có một bản kế hoạch triển khai chi tiết, hoàn chỉnh và đã xác định được thời gian, địa điểm tổ chức. Lúc này tiến hành chuẩn bị cho hội nghị là một điều tất yếu. Bạn bắt đầu cho các khấu setup hội nghị như:
- Chuẩn bị không gian tổ chức hội và đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị luôn sẵn sàng cho các bài phát biểu.
- Chuẩn bị các dịch thiết đã khách như tiệc Teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón ( nếu cần thiết)
- Truyền thông cho hội nghị
- In ấn tài liệu cho khách mời
- Phát thư mời cho khách tham dự.
Tổ chức hội nghị
- Chuẩn bị hội nghị.
- Trước khi diễn ra hội nghị 2h, Trưởng ban tổ chức phải kiểm tra lại toàn bộ các nội dung chuẩn bị trước khi hội nghị diễn ra.
- Xem xét và kiểm tra nhân viên khu vực đón tiếp.
- Kiểm tra các loại tài liệu, hệ thống thông tin, ánh sáng, âm thanh, nước uống, ăn nhẹ.
- Liên hệ với chủ toạ hội nghị xem xét có thay đổi gì không và bổ sung kịp thời.
- Nhân viên tiếp đón phải đến trước, phụ trách hội trường phải có mặt để sắp xếp bố trí khách ngồi đúng quy định.
- Tổ chức hội nghị
- Phụ trách phòng họp xin ý kiến lại chủ toạ xem có cần gì phải bổ sung.
- Phụ trách hội nghị phải luôn túc trực để giải quyết kịp thời các sự cố phát sinh.
- Phục vụ viên cần lưu ý phục vụ các đại biểu có thói quen riêng.
Kết thúc chương trình
Tại phần kết của buổi hội nghị, bạn có thể kết hợp tặng quà cho khách mời và người tham dự hoặc gửi kèm các tài liệu để khách mời có thêm thời gian nghiên cứu khi rời khỏi hội nghị.
Khi đại biểu rời hội nghị phải tổ chức tiễn khách ra xe, chúc khách lên đường thoải mái và hẹn gặp lại lần sau.
Đánh giá hiệu quả hội nghị
Sau khi kết thúc hội nghị thì đừng quên phần đánh giá về mức độ thành công của hội nghị. Việc đánh giá dựa trên thực tế số lượng khách mời tham dự chương trình, những ý kiến đóng góp của khách mời và hiệu ứng truyền thông đem lại cho doanh nghiệp, tổ chức sau chương trình hội nghị. Bên cạnh đó sau hội nghị bạn cũng sẽ phải tổng kết lại những thiếu sót, những điều chưa hài lòng trong quá trình tổ chức sự kiện để rút ra những bài học kinh nghiệm để những lần tiếp theo được tổ chức tốt hơn và chuyên nghiệp hơn.
Trên đây là những kiến thức bổ ích về Tổ chức hội nghị và Quy trình tổ chức hội nghị mà XUDOS đã tổng hợp từ những kinh nghiệm tổ chức Hội nghị chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp tổ chức lớn nhỏ trên cả nước. Việc tổ chức Hội nghị theo một quy trình cụ thể sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức thực hiện, đồng thời hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện. Để tổ chức một hội nghị thành công yêu cầu bạn phải nắm chắc được các kiến thức và quy trình thực hiện hội nghị. Đừng lo nếu bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp vì hiện nay có rất nhiều các đơn vị uy tín chuyên tổ chức các chương trình sự kiện, hội nghị, sẵn sàng cùng bạn thực hiện ý tưởng, kế hoạch, thực hiện chương trình khiến khách hàng hài lòng tâm đắc và XUDOS tự tin là một trong các công ty tổ chức sự kiện hội nghị uy tín đó.
XUDOS – TRAO GIÁ TRỊ NHẬN NIỀM TIN
Media | Event & TeamBuilding | Camp | Huấn luyện, trải nghiệm
Contact: 0856.733.688
Add: 123 – Xuân Khanh – Sơn Tây – Hà Nội
VPĐD: Toà D2 – Phố Tây Kết – Phường Bạch Đằng – Quận Hai Bà Trưng – TP Hà Nội
Website: xudos.vn
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UC8ATKcGEu7oYeP5db0bMH8g
Fanpage: https://www.facebook.com/xudosgroup
